XRechnung

Die XRechnung – Ein neuer Standard?

Der Austausch von Rechnungen auf elektronischem Weg hat sich immer weiter durchgesetzt. Der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung ist die automatisierte Fähigkeit zur Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten. Eine per E-Mail als PDF versendete Rechnung ist nicht als elektronische Rechnung im Sinne einer “echten” Digitalisierung zu sehen. Deshalb entwickelte die KoSIT (Koordinationsstelle für IT-Standards) die XRechnung.

Rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde in Deutschland im sogenannten E-Rechnungs-Gesetz am 13. Juli 2016 umgesetzt.

Rechnungen an Behörden muss man als Unternehmen künftig elektronisch stellen. Die Vorschriften treten ab dem 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Behörden gilt die Neuregelung ab dem 27. November 2019.

Wen betreffen die neuen Richtlinien?

Es sind alle Behörden von den Neuerungen Betroffen. Darüber hinaus müssen jedoch auch alle Lieferanten in Deutschland ihre Rechnungen ab dem 27. November 2020 elektronisch stellen.

Diese Richtlinie gilt nur für das B2G-Geschäft (Business to Government). Sie gilt nicht für das B2B-Geschäft, aber es ist davon auszugehen, dass es eine gewisse “Abstrahlwirkung” geben wird.

Ausgenommen von dieser Regelung sind jedoch:

  • Direktaufträge mit einem Nettowert von max. 1.000€
  • Spezielle Fälle, wie z.B. verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge

Was ist eine “richtige” E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist als ein strukturierter Datensatz definiert. Das heißt, dass eine reine Office- oder PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten keine elektronische Rechnung ist. Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommision an eine elektronische Rechnung.

Die neue XRechnung

Da bisher viele verschiedene Formate existierten, die jedoch meistens nicht interoperabel sind, wurde die XRechnung (XML-basiertes Datenmodell) als Standard entwickelt.

Da die XRechnung als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen Interessenten und Anwendern kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung gestellt wird, können IT-Anbieter die XRechnung in ihre entsprechenden Lösungen integrieren und Datenaustauschlösungen bereitstellen.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung (FeRD) hat auf die neuen Normen reagiert und ZUGFeRD mit der Version 2.0 an diese angepasst.  Diese Version ist identisch mit der französischen Variante Factur-X und entspricht vollständig der europäischen Norm.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0 ist, dass die XRechnung ein reiner XML-Datensatz ist. ZUGFeRD ist eine Art “hybride” Rechnung bei der nicht nur der reine XML-Datensatz, sondern zusätzlich ein PDF verschickt wird. Damit benötigt man nicht zwangsweise ein spezielles Anzeigetool, um sich die Rechnung anzuschauen.

Daher ist es für Filmen, die schon ZUGFeRD nutzen, keine große Umstellung. Denn nach dem Update auf Version 2.0 kann man seine Rechnungen weiterhin in diesem Format schreiben, da ZUGFeRD vollständig der CE-Norm der EU entspricht und die Behörden daher diese auch annehmen müssen.

Kosten sparen durch die XRechnung

Vor allem durch das Wegfallen des Scannens und manuellen Erfassens oder Nacherfassens spart man viel Arbeit und kosten.

Mit der XRechnung gibt es eine Verschiebung hinsichtlich der Anforderung an “echte” automatisch weiterverarbeitbare elektronische Rechnungen.

Unser Fazit

Rechnungen müssen künftig nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden – mit nur wenigen Klicks können stattdessen Zahlungsaufforderungen über ein webbasiertes Portal des Bundes in dem neuen, einheitlichen Behörden-Format XRechnung digital hochgeladen und an die staatlichen Auftraggeber gesendet werden.

Pressemitteilung BMI

Jedoch bedeutet das nicht ein einfaches Hochladen von Rechnungen, so wie man das vom PDF-Format kennt. Der Rechnungsersteller bzw. -sender muss erst aus einem Fakturier- oder Warenwirtschafts-System einen Datensatz im XRechnungs-Format erzeugen, bevor er diese Datei dann in das webbasierte Portal des Bundes hochladen oder bereitstellen kann. Dafür sollte man sich jedoch einen kompetenten IT-Partner suchen.